Key Performance Indicators (KPI) sind einfache und verständliche Leistungsindikatoren. Die Leistung, die ein Unternehmensbereich erbringt, wird in Form einer Kennzahl gemessen und dargestellt. Ein Unternehmensbereich kann dabei ein einzelner Mitarbeiter, ein Team, eine Abteilung oder das gesamte Unternehmen sein. Die Kennzahl macht sichtbar, ob der jeweilige Bereich seinen Zweck erfüllt und in welchem Umfang er vorgegebene Ziele erreicht. Es sollte möglichst wenige Key Performance Indicators für einen Bereich geben.
Key Performance Indicators haben meistens einen Bezug zu einem Prozess im Unternehmen. Die Kennzahl wird dann so gewählt, dass sichtbar wird, inwiefern am Ende des Prozesses das Ergebnis vorliegt, für das der Prozess durchgeführt wird. Außerdem kann die Kennzahl in Beziehung zu den für den Prozess eingesetzten Ressourcen Zeit und Kosten gesetzt werden.
Die Arbeit mit Key Performance Indicators soll dazu führen, dass das Unternehmen insgesamt besser wird und sich gegenüber Wettbewerbern behauptet. Die Teams und alle Mitarbeiter sollen erkennen, ob sie ihre Leistung optimal erbringen oder in welchen Bereichen sie besser werden müssen.
Dafür gab es schon immer eine Fülle von Kennzahlen, die in Berichten (Reports) aufbereitet und dargestellt wurden. Ihre Zahl hat immer mehr zugenommen – und die betroffenen Mitarbeiter haben dadurch den Überblick verloren, welche Kennzahl wirklich relevant ist und auf welche Leistung es besonders ankommt. Mit dem Fokus auf Key Performance Indicators werden die traditionellen Kennzahlensysteme so entrümpelt, dass die entscheidenden Erfolgsfaktoren (wieder) besser ins Blickfeld rücken. Maßgeblich sind diese einfachen Fragen:
- Werden wir die gesteckten Ziele erreichen?
- Wo müssen wir möglichst rasch gegensteuern?
- Was sind unsere Stärken und wo gibt es noch Schwächen?
Wenn die passenden Key Performance Indicators entwickelt wurden, dann liefern sie verlässliche Antworten auf genau diese Fragen.
Key Performance Indicators helfen auch den Führungskräften, denn die Arbeit mit Kennzahlen ist eine wichtige Führungsaufgabe und Teil des Personal- und des Bereichsmanagements. Jede Führungskraft, vom Teamleiter über den Projektleiter, Abteilungsleiter bis hin zum Geschäftsführer und Vorstand, muss Kennzahlen festlegen und sie für die Planung und Steuerung des eigenen Bereichs einsetzen können. Nur dann kann sie die Aktivitäten der Mitarbeiter in die richtige Richtung lenken.
